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O desafio de coordenar um Team Building: Faço eu ou delego?

Um desafio que consiste num team building, entre fazer acontecer ou delegar o acontecimento

Talvez esta tenha sido a pergunta que mais me fiz ao longo do dia do programa que liderei.

Uma grande empresa portuguesa de telecomunicações. Uma equipa de 4 monitores a seguir a minha voz de comando. Antecipar problemas. Rever, o dia todo, várias vezes.

O controlo parece fugir-nos das mãos a toda a hora e é aqui que a experiência passada faz a diferença.

Para isso vamos recuar no tempo. Antes de coordenar um Team Building há toda uma história como monitora que vale a pena partilhar. Comecei a colaborar com a Método há sensivelmente 3 anos. Desempenhei tarefas de monitora que se prendiam muito mais com ação do que com o “chutar para outro fazer”. A empresa dá-nos confiança e ferramentas para decidirmos com base na missão e valores que a Método se rege. É, por isso, fácil para um monitor ter voz. Um monitor dá opinião, explora, expõe as visões e, acima de tudo, tenta estar uns minutos à frente dos problemas para os evitar, ou resolver em segundos (leia o artigo “Ainda vale a pena fazer um Team Building?”).

Penso que é nesta ideia de antecipar o problema e de agir rapidamente que se toca ao de leve nas funções de um coordenador.

Ainda assim, quando nos lançamos de cabeça para um desafio, como é o de coordenar um programa, a antecipação não pode ser de 5 minutos. Um coordenador tem de estar a ver o programa com uma distância de 20 minutos, já que os monitores estão a pensar no imediato e a resolver situações momentâneas.

É aqui que entra a palavra que mais gosto de utilizar para diversas situações na vida: EMPATIA.

Trabalhar com hotéis, caterings ou o próprio cliente é sermos empáticos com o trabalho dos outros, com as expectativas e objetivos de quem nos contrata e com os nossos valores como empresa Método.

A empatia e o foco trazem consigo a capacidade de coordenar.

Percebi no terreno que um coordenador tem de estar a 200% preparado para o programa de Team Building que está a desenvolver. Ter desenhadas alternativas às atividades. Ter desenhadas possíveis falhas – por exemplo, menos um monitor, menos 10 clientes a meio das atividades, não há almoço ou as atividades eram ao ar livre e começou a chover.

Sim, com condições climatéricas adversas não há atividades ao ar livre que se safem.

Aqui entra o planeamento e a equipa do projeto. Aquela que alinhou tudo com o cliente, desde horas a expectativas, a restrições alimentares ou a prémios no final. Esta equipa de projeto vai estar sempre à distância de uma chamada do coordenador para o auxiliar.

Confiando na equipa, tudo flui.

Voltando à pergunta inicial: Faço eu ou delego?

A resposta [certa] parece óbvia. No caso de alguém estar a coordenar um Team Building deve ter consigo pessoas capacitadas de formação, confiança, autonomia e proatividade e, desta forma, conseguir delegar tarefas de olhos quase fechados.

Observar à distância e antecipar todos e quaisquer problemas é talvez uma das muitas chaves para o sucesso em programas de Team Building.

Escrito por Núria Melo

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