O planeamento de um Programa de Team Building pode ser um verdadeiro desafio! Além dos resultados que se esperam obter ao nível da coesão e espírito de equipa, espera-se que os participantes terminem o evento satisfeitos, o que coloca elevada “pressão” na pessoa ou pessoas responsáveis pela organização. A verdade é que existem inúmeros fatores que, se forem ignorados, poderão levar a que o programa seja um fracasso… e isso é tudo o que se pretende evitar!
Assim, partilhamos um conjunto de 5 aspetos fundamentais a ter em conta na organização de um Programa de Team Building, independentemente do número de participantes.
Estado da equipa
Antes de avançar com qualquer pormenor relativo ao Team Building deve perceber qual o estado da equipa, tratando-se de um programa que se destina a um pequeno departamento ou a toda a Organização.
Algumas perguntas que poderá colocar são: Quais os aspetos de melhoria? Quais são os pontos fortes? Existem necessidades emergentes? O que é necessário reforçar junto das pessoas? Existem conflitos?
Com a resposta a estas questões poderá ter algumas pistas sobre o âmbito de Programa a realizar, ou seja: a equipa está a ter um ótimo desempenho a diferentes níveis e o evento funcionará como um reconhecimento e incentivo?… ou a equipa necessita de trabalhar algumas competências e espera-se que o programa tenha um impacto positivo nesse âmbito?
Definição do objetivo
A definição do objetivo do Programa de Team Building é um dos pontos mais importantes no planeamento. O estado da equipa poderá servir como uma ótima base para a definição do objetivo, pois o alinhamento entre ambos potencia o sucesso do evento, aumentando o seu impacto nos participantes.
É importante partilhar que nem tudo são Programas de Team Building! Um Programa de Team Building tem inerente a facilitação da interação, desenvolvendo as relações entre todas as pessoas. E aqui podemos ter Programas de um âmbito mais lúdico ou formativo.
Estabelecido este ajuste, importa definir se pretendem fazer uma iniciativa tendo em vista possibilitar uma experiência diferente aos participantes ou se pretendem que as pessoas sejam incentivas a interagir umas com as outras. Posto isto, pretendem que seja um evento mais divertido e descontraído, proporcionando um momento agradável, ou algo com maior carácter pedagógico, em que os participantes poderão retirar mensagens chave para o seu contexto de trabalho?
Por isso, é muito importante pensar sobre o que pretendem que seja recordado pelos participantes. Ou seja, como algo diferente no sentido experiencial ou como uma dinâmica de interação com os colegas.
Perfil dos participantes
A análise do perfil dos participantes, nomeadamente algumas características do grupo como faixa etária, antiguidade, hierarquia, funções e habilitações, permitem adequar o formato de atividades a realizar. Existem inúmeros formatos de Team Building, com diferentes níveis de exigência física e intelectual, e o match entre esses níveis de exigência e o perfil das pessoas é um dos fatores que mais condiciona o sucesso do programa. Algumas características pessoais também devem sempre ser tidas em conta, em especial limitações físicas ou cognitivas.
O desfasamento entre o perfil das pessoas e atividades a realizar pode comprometer o sucesso do evento e ter o impacto contrário à expectativa pré-estabelecida. Daí ser também um aspeto fundamental procurar apoio de especialistas que sejam capazes de estabelecer um bom match entre o perfil das pessoas e as atividades.
Local de realização
Outro aspeto muito importante e que condiciona o tipo de formato a escolher é o local de realização.
Primeiramente, deve ser definida a realização das atividades em formato indoor ou outdoor. Adicionalmente, deverá ter em especial atenção se as atividades pelas quais têm interesse são possíveis de realizar no local que pretendem.
Particularmente em relação a Programas de Team Building em formato outdoor, dependendo da época do ano, poderá ser importante existir um plano B (indoor), para que a realização do programa não fique comprometida devido a condições atmosféricas pouco favoráveis.
Outro aspeto muitas vezes esquecido é o transporte até ao local de realização, em especial quando distante do local das instalações da entidade. É importante perceber se os participantes estão disponíveis para se deslocarem particularmente e consequentemente se existe no local ou nas proximidades estacionamento com capacidade suficiente. Por outro lado, caso disponibilizem transporte para os participantes, é fundamental antecipadamente garantir que as condições de acesso ao destino são adequadas, principalmente quando falamos do transporte em autocarro.
Orçamento
Um aspeto igualmente importante é o orçamento disponível ser realista.
A realização de um Programa de Team Building pode ter ou não associados diversos serviços como transporte, local de realização, refeições, merchandising, entre outros. Cada serviço que se prevê incluir, tem obviamente custos associados.
Fica ao critério do cliente um de dois cenários: tratar diretamente com os fornecedores todos os serviços a incluir no Programa ou contratar uma empresa de Team Building que organize um evento “chave na mão”.
Desta forma, tendo em consideração estes aspetos, ainda que alguns deles possam ser considerados de pequeno pormenor, podemos garantir que o Programa de Team Building que irá organizar, ficará mais próximo do sucesso e de ter o desejado impacto nos participantes!
É fundamental que as pessoas reconheçam que tudo foi preparado a pensar nelas e em poder proporcionar-lhes algo positivo.
